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Nota fiscal denegada: o que é e como resolver?

Nota fiscal denegada: o que é e como resolver?

A nota fiscal denegada é um problema enfrentado por muitos emissores de NFe. Seu cliente provavelmente já sofreu ou vai sofrer com essa situação. É um problema que pode afetar tanto o emissor como o destinatário da nota e a contabilidade das empresas.

Mas o que é a nota renegada? É a mesma coisa que nota rejeitada? No post de hoje, vamos tratar dessas questões e ajudar você a oferecer a solução que o seu cliente precisa para resolver a nota denegada.

Confira!

O que é uma nota fiscal denegada?

Após o usuário fazer a assinatura digital do arquivo XML da NFe, precisa enviá-lo para a Sefaz (Secretaria da Fazenda e Planejamento).

Quando uma nota fiscal é enviada para a avaliação da Sefaz, é submetida a determinadas regras de validação, podendo ser aprovada, denegada ou rejeitada.

Dizer que a nota foi denegada significa que a Sefaz identificou irregularidades do emissor ou do destinatário da NFe e ela não pode ser faturada. Não tem como corrigir uma nota denegada, nem fazer seu cancelamento ou inutilização.

O status é definitivo e o número da NFe não pode ser usada para emitir outra nota ou retransmitir a mesma.

A Sefaz avisa que a nota foi denegada apenas no final da validação, ou seja, quando a nota fica gravada nos seus registros.

Por isso, a numeração não pode mais ser utilizada, cancelada ou inutilizada.

Do ponto de vista da contabilidade, a nota precisa ser registrada como denegada e armazenada por 5 anos, prazo estabelecido pela Lei 5.172, Código Tributário Nacional, Art. 173.

Qual a diferença entre nota denegada e nota rejeitada?

Como dissemos, uma nota pode ser aprovada, denegada ou rejeitada pela Sefaz. Agora que você já sabe o que é a nota fiscal denegada, vamos falar da NFe rejeitada e quais as principais diferenças entre elas.
Diferentemente de quando ocorre a denegação, nos casos em que as notas são rejeitadas, elas podem ser corrigidas e reenviadas com a mesma numeração.
Ou seja, é como se essas notas nunca existissem. A própria Sefaz indica qual foi o erro que fez a nota ser rejeitada.
Os motivos para isso são quase 600, como falhas nos cálculos, dados incorretos na NFe e assinatura digital inválida. Uma nota também pode ser rejeitada se o destinatário não estiver cadastrado na Sefaz ou não estiver vinculado ao CNPJ.
Além disso, pode acontecer de a NFe sofrer rejeição porque o número corresponde a uma nota fiscal denegada. Ou seja, o emissor da NFe rejeitada usou o mesmo número da denegada. Nesse caso, é necessário apenas corrigir essa numeração.
As notas rejeitadas não ficam guardadas na base de arquivos da Sefaz, diferentemente do que acontece com as que são denegadas.

Agora, tanto em um caso como no outro, a Sefaz não autoriza a finalização do processo ao qual a nota se refere.

A principal diferença entre elas é que os motivos para essa não autorização não são os mesmos.

Uma nota pode ser denegada por, pelo menos, três motivos:

    • Emissor da nota não tem irregularidades com o Fisco;
    • Destinatário da nota está irregular com o Fisco;
    • Destinatário não está habilidade para operar na unidade federativa.

Agora, vamos ver como solucionar a nota denegada.

Como solucionar a nota denegada?

Para resolver a nota denegada em caso de destinatário irregular, o emissor precisa entrar em contato com o fornecedor ou cliente para que ele regularize sua situação junto ao Fisco. Só assim será possível emitir uma nova nota.
Conversar com cada fornecedor ou cliente individualmente pode ser uma saída quando o número de notas emitidas é pequeno.

Em casos de alta demanda, o processo manual exige um esforço grande que pode travar a produtividade do usuário.

Para evitar que a nota seja denegada, o emissor pode ver se a Inscrição Estadual do destinatário está regularizada. É possível fazer essa consulta por meio do site do SINTEGRA ou no Cadastro Centralizado de Contribuinte.

Se o destinatário estiver com o status “não habilitado” é porque precisa resolver pendências com o Fisco. Caso ele esteja habilitado, significa que sua situação está regular.

É importante dizer que apenas o destinatário é capaz de resolver a irregularidade que tem com o Fisco. O máximo que o emissor da nota pode fazer é alertar a outra parte sobre o problema.

Para evitar a denegação da nota fiscal, seu cliente precisa fazer a consulta do cadastro. É claro que quando essa consulta é em massa, fica inviável fazê-la manualmente. Por isso, contar com um sistema que faça isso automaticamente seria a melhor solução.